Showing posts with label Modul. Show all posts
Showing posts with label Modul. Show all posts
Sharing workbook adalah fasilitas penggunaan file Excel secara multiuser, yakni penggunaan satu file Excel secara bersama-sama. Setelah sebuah file Excel di share, beberapa orang menjadi dapat mengedit data secara simultan, baik nilainya, formatnya, maupun data-data lainnya yang terdapat pada workbook.
4. Include in personal View:
Hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan Sharing Workbook
Harap diperhatikan, dengan melakukan sharing workbook, maka beberapa fasilitas didalam Excel menjadi tidak dapat lagi kita lakukan, yaitu: merge cell, delete atau insert row-column, delete worksheet, melakukan perubahan pada dialog box dan menu, conditional format dan data validation, insert charts, pictures, objects, atau hyperlinks, menggunakan drawing tools, membuat password, melihat atau merubah atau menyimpan scenarios, group atau outline data, insert subtotals, membuat data tables, membuat pivottable atau pivotchart, serta membuat macro.
Jumlah user maksimum yang dapat menggunakan file Excel yang telah di sharing adalah 256 orang. User yang dapat menggunakan file ini dapat dibatasi hak penggunaannya sesuai dengan setting permission yang diset di dalam suatu folder sharing network. Dengan kata lain, semua user yang mempunyai akses/permission pada suatu folder sharing secara full permission, maka ia pun mempunyai akses yang sama ke dalam file Excel tersebut.
Membuat Sharing Workbook
Untuk membuat suatu file Excel agar dapat digunakan secara multi user, silahkan ikuti beberapa langkah sebagai berikut:
1. Pada menu Tools, klik Share Workbook, kemudian klik tab Editing.
2. Beri tanda check list pada check box Allow changes by more than one user at the same time, kemudian klik OK.
3. Maka akan muncul kotak dialog Save Workbook. Silahkan save / simpan file yang telah di share ini di lokasi network (folder sharing) yang mana user-user yang Anda inginkan dapat mengakses folder ini.
Fasilitas Advanced pada Share Workbook
Jika kita lihat gambar di atas, terdapat tab Advanced di sebelah tab Editing. Saya coba terangkan beberapa bagiannya sebagai berikut:
1. Track changes :
- Keep change history for 30 days. Dengan memilih pilihan ini, maka segala perubahan yang terjadi selama 30 hari akan disimpan. Jadi jika ada beberapa data yang sebenarnya tidak ingin berubah, namun ternyata ada seorang user yang telah merubahnya, maka Anda dapat menghubungi user tersebut, kemudian data original-nya kita restore/copy kembali.
- Don’t keep change history. Pilihan ini membuat Excel tidak mencatat history setiap perubahan yang terjadi.
2. Update change :
- When file is saved. Pilihlah ini jika Anda ingin setiap perubahan yang dilakukan oleh masing-masing user dapat diupdate ke dalam file Excel dengan cara men-save file Excel ini.
- Automatically every 15 minutes. Pada pilihan ini masih terdapat dua pilihan, yaitu :
· Save my changes and see others’ changes. Dengan memilih pilihan ini, maka secara otomatis, setiap 15 menit file Excel Anda akan selalu di Save, kemudian perbahan-perubahan yang dilakukan oleh user-user lainnya akan diperlihatkan.
· Just see other users’ changes. File Excel Anda tidak akan di Save, tapi perubahan-perubahan yang dilakukan oleh user-user selain Anda akan diperlihatkan setiap 15 menit sekali.
3. Conflicting changes between users :
- Ask me which changes win. Dengan memilih pilihan ini, setiap perubahan yang terjadi pada sell/lokasi yang sama akan langsung muncul peringatan, kemudian kita diminta memilih, perubahan oleh user yang mana yang akan disimpan oleh Excel.
- The changes being saved win. Maka siapapun yang telah men-save paling terakhir, data dialah yang akan disimpan oleh Excel.
4. Include in personal View:
- Print settings. Maka settingan print Anda akan disimpan selalu walaupun user-user lainnya berbeda settingan print-nya. Misalnya user A format kertasnya = Landscape dan user B menggunakan format kertas Potrait. Maka pilihan user A dan user B akan selalu tersimpan untuk masing-masing user tersebut, walaupun user-user lainnya merubah settingan print-nya. Print setting ini akan berubah jika kita sendiri yang merubahnya. Dengan kata lain, masing-masing user mempunyai setting print yang berbeda sesuai yang diinginkan.
- Filter settings. Filter-filter yang telah kita buat tidak akan berubah walaupun user-user lainnya merubahnya. Filter setting ini akan berubah jika kita sendiri yang merubahnya.
Membuat Sharing Workbook dengan Menjaga History Agar Tidak Terhapus Oleh Yang Tidak Berhak
Pada metode sebelumnya, user yang pertama kali membuka workbook menjadi user yang exclusive, artinya ia dapat saja mengubah settingan workbook, atau bahkan meng-unshare workbook. Supaya sharing workbook tetap terjaga, dan juga history setiap perubahan tidak terhapus oleh yang tidak berhak, silahkan ikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1. Klik menu Tools à Shaer Workbook.
2. Hilangkan tanda centang pada check box Allow changes by more than one user at the same time, kemudian klik OK.
3. Klik menu Tools à Protection à Protect Shared Workbook.
4. Beri tanda centang pada check box Sharing with track changes.
5. Isilah passwordnya, lalu klik OK.
6. Isi kembali passwordnya, lalu klik OK.
Saya menyarankan agar kita memilih metode ini daripada metode sebelumnya.
Mengijinkan dan Meng-Cancel Perubahan Yang Terjadi
Untuk mengetahui apa saja yang berubah, klik menu Tools à Track Changes à Highlight Changes. Untuk mengijinkan dan Meng-cancel perubahan yang terjadi, Anda dapat menggunakan menu Tools à Track Changes à Accept or Reject Changes.
Macro di dalam Excel adalah procedure di dalam VBA project (Microsoft Visual Basic) yang dapat dibuat oleh kita, baik dengan cara merekam dari berbagai aktifitas yang sudah kita lakukan di dalam Excel, maupun dibuat dengan cara mengetik sendiri secara langsung. Macro berguna untuk menjalankan berbagai aktifitas yang sering kita lakukan sehari-hari di dalam Excel, sehingga kita tidak perlu lagi mengulangnya secara manual.
Tempat penyimpanan macro dibagi menjadi dua, yakni di dalam workbook itu sendiri (This Workbook dan New Workbook) dan di dalam personal workbook (Personal Macro Workbook). Jika kita menyimpan macro di dalam workbook itu sendiri, maka macro dapat dijalankan hanya oleh workbook tersebut. Namun jika kita menyimpan macro di dalam personal workbook, maka macro dapat dijalankan oleh seluruh workbook yang aktif dibuka pada aplikasi Microsoft Excel.
Merekam Macro
Untuk merekam macro, silahkan ikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1. Klik menu Tools à Macro à Record New Macro.
2. Ketikan nama macronya, misalnya “TestMacro”.
3. Shortcut key adalah kombinasi tombol pada keyboard yang dapat kita tekan untuk menjalankan macro ini. Jadi kita tidak perlu membuat ataupun membuka menu untuk menjalankan macro ini. Kotak ini tidak perlu diisi jika macro kita jarang digunakan.
4. Pada kotak Store macro in, terdapat tiga pilihan untuk menyimpan macro, yakni This Workbook, New Workbook dan Personal Macro Workbook. Pilihlah This Workbook jika kita ingin macro disimpan di dalam workbook yang sedang aktif. Pilihlah New Workbook jika kita ingin macro disimpan di dalam workbook baru. Pilihlah Personal Macro Workbook jika kita ingin macro disimpan di dalam workbook Personal.xls. Jika kita simpan macro di dalam Personal Macro Workbook, maka macro yang kita rekam akan dapat dijalankan oleh seluruh workbook yang aktif dibuka pada aplikasi Microsoft Excel.
5. Klik OK, maka segala aktifitas yang kita kerjakan di dalam Excel akan langsung direkam, kemudian dikonversi kedalam procedure di dalam VBA project.
6. Silahkan pilih/blok range A1:B3.
7. Hentikan proses perekaman, yakni dengan cara klik tombol stop.
Melihat/Mengedit Macro
1. Klik menu Tools à Macro à Visual Basic Editor.
2. Pilihlah workbook tempat penyimpanan macro yang sudah kita buat ini, lalu pilih Modules, kemudian klik dua kali nama module yang terakhir (pada contoh ini adalah Module1).
3. Maka terlihat disana procedure VBA yang sudah kita lakukan di dalam Excel, yakni memilih range A1:B3.
4. Tambahkan pada baris sebelum End Sub kode sebagai berikut:
MsgBox "Macro Selesai di Run."
5. Close VBA ini, lalu kembali ke workbook kita.
Persiapan Sebelum Menggunakan/Menjalankan Macro
Macro hanya dapat dijalankan jika macro yang kita buat tersebut di aktifkan. Untuk itu, kita harus memberi izin (enable) macro tersebut agar dapat dijalankan di dalam Excel. Silahkan klik menu Tools à Macro à Securty. Pilihlah level “Medium”.
Jika kita nanti membuka file Excel yang di dalamnya terdapat macro, maka Excel akan menanyakan apakah macro tersebut akan di disable atau di enable. Jika kita yakin macro tersebut memang kita yang membuatnya, atau mungkin juga orang lain yang membuatnya namun macro tersebut aman, maka pilihlah Enable Macros. Namun jika kita ragu-ragu, yakni macro tersebut mungkin berbahaya, pilih Disable Macros.
Menjalankan/Run Macro
1. Pilih cell A1. Untuk mencoba menjalankan macro yang sudah kita rekam tadi, klik menu Tools à Macro à Macros.
2. Pilih macro TestMacro, lalu klik Run.
3. Maka terlihat range A1:B3 diblok secara otomatis. Lalu muncul pesan sebagai berikut:
Untuk tahap selanjutnya, kita dapat membuat macro yang komplek, yang berisi berbagai aktifitas di dalam Excel.
Silahkan klik menu File à Page Setup. Terdapat 4 tab utama pada Page Setup ini.
Tab Page
Pada tab Page ini, terdapat 5 kotak utama sebagai berikut:
1. Orientation, yang digunakan untuk memilih jenis/format halaman yang akan digunakan, yakni landscape (horizontal) and portrait (vertikal).
2. Scaling, digunakan untuk memperbesar atau memperkecil tampilan worksheet atau range yang kita pilih saat hendak di print atau print preview. Pilihlah adjust to 100% jika hendak melihat tampilan aslinya. Atau kita bisa juga memilih check box “Fit to” untuk membuat beberapa halaman menjadi satu halaman atau lebih.
3. Paper size, digunakan untuk memilih jenis atau ukuran kertas, diantaranya Letter, Legal, A4 atau size lainnya yang terdapat pada print yang diinstall.
4. Print quality, digunakan untuk memilih resolusi kualitas print pada worksheet yang sedang aktif dibuka. Resolusi adalah ukuran untuk menentukan berapa banyak titik (dot) per 1 inch2, atau disingkat juga DPI (dots per linear inch). Resolusi ini akan disesuaikan dengan printer yang diinstall pada PC kita. Semakin besar resolusi yang digunakan, maka akan semakin bagus kualitas cetakan yang dihasilkan, dan hal ini akan lebih terasa saat mencetak gambar atau grafik (chart).
5. First page number, digunakan untuk menetapkan nomor halaman pertama. Jika kita isi dengan nilai 1, maka halaman akan dimulai dari halaman 1.
Tab Margins
Tab margins digunakan untuk menset beberapa pilihan margin, diantaranya adalah:
1. Top, Bottom, Left, dan Right. Top digunakan untuk menset seberapa jauh jarak antara sisi paling atas kertas dengan isi utama pada worksheet kita. Bottom digunakan untuk menset seberapa jauh jarak antara sisi paling bawah kertas dengan isi utama pada worksheet kita. Left digunakan untuk menset seberapa jauh jarak antara sisi paling kiri kertas dengan isi utama pada worksheet kita. Right digunakan untuk menset seberapa jauh jarak antara sisi paling kanan kertas dengan isi utama pada worksheet kita. Isilah margin yang kita inginkan, kemudian tekan tombol Preview untuk melihat hasilnya.
2. Header dan Footer. Header digunakan untuk mengisi nilai seberapa jauh jarak dari sisi paling atas kertas. Nilai header harus lebih kecil dari Top. Sedangkan Footer digunakan untuk mengisi nilai seberapa jauh jarak dari sisi paling bawah kertas. Nilai Footer harus lebih kecil dari Bottom.
3. Center on page, digunakan untuk menset letak/posisi pertengahan data pada worksheet kita saat di print atau print preview. Pilihlah check box Vertically, jika kita ingin data kita diletakkan pada posisi paling tengah dalam mode vertikal. Pilihlah check box Horizontally, jika kita ingin data kita diletakkan pada posisi paling tengah dalam mode horizontal. Atau pilihlah keduanya (Vertically dan Horizontally) jika kita ingin data kita diletakkan pada posisi paling tengah dalam mode vertikal dan horizontal secara sekaligus.
Tab Header/Footer
Header digunakan untuk menampilkan data yang selalu terlihat pada sisi atas setiap halaman worksheet kita. Sedangkan Footer digunakan untuk menampilkan data yang selalu terlihat pada sisi bawah setiap halaman worksheet kita. Kita dapat memilih jenis atau isi header dan footer yang kita inginkan pada combo box header dan footer yang tersedia secara built-in. Jika kita menginginkan format yang lain, bisa dengan cara klik tombol “Custom Header” atau “Custom Footer”.
Tab Sheet
Terdapat 4 kotak utama pada tab Sheet ini, diantaranya adalah:
1. Print area, digunakan untuk memilih area yang akan kita print. Sebagai contoh, dalam beberapa halaman yang terdapat pada worksheet kita, inginnya hanya data dari sell A1 sampai dengan sell C10 saja yang di print. Maka kita dapat memilih area A1:C10 tersebut pada print area ini.
2. Print titles, digunakan untuk membuat judul worksheet sehingga ia akan akan ditampilkan pada setiap halaman saat berada pada mode print preview atau print. Pilihlah “Rows to repeat” jika kita ingin baris tertentu ditampilkan pada setiap halaman. Dan pilihlah “Columns to repeat” jika kita ingin baris tertentu ditampilkan pada setiap halaman. Fasilitas ini sangat berguna manakala dalam table yang kita buat, judul kolom inginnya selalu ditampilkan pada setiap halaman, sehingga kita tidak perlu membuat judul kolom pada setiap halaman.
3. Print, digunakan untuk menentukan format atau tampilan worksheet saat di print preview atau di print. Terdapat beberapa pilihan, diantaranya mode gridlines, yakni setiap grid akan ikut ditampilkan. Mode berwarna (color) atau hitam putih (black and white), dan lain-lain. Kita juga dapat menghilangkan tampilan setiap error dengan cara mengisi nilai combo box Cell error as: .
4. Page order, digunakan untuk mengurutkan setiap halaman yang akan di print atau print preview, apakah dalam mode “Down, then over” atau dalam mode “Over, then down”. Ini dapat disesuaikan dengan format penulisan setiap halaman yang sudah kita lakukan, namun umumnya orang lebih banyak menulis menggunakan mode “Down, then over”.
Subscribe to:
Posts (Atom)
